Exemple de choix de e-learning non tutoré…
Pour le lancement d’un nouveau portail d’Entreprise, un didacticiel est réalisé.
Celui-ci présente les apports du nouvel outil ainsi que les fonctionnalités de celui-ci.
Toute personne possédant un ordinateur dans l’Entreprise est identifiée comme élément de la population cible de déploiement de ce didacticiel.
Le dispositif mis en place est tout e-learning.

Pourquoi avoir choisi une formation tout e-learning dans ce cas ?
- La population impactée est très importante : c’est l’ensemble des collaborateurs de l’Entreprise qui sont concernés par le sujet
- Le délai imparti pour la formation est faible : il faut que toute la population soit formée avant le déploiement du nouvel outil.

Dans ce cas, l’organisation d’une formation tout présentiel ou mixte est inadaptée.

Or, la variété des processus mis en place par les ressources humaines peut rapidement compliquer les choses, au-delà  des mises en formations et des volumes d’apprenants à traiter.

L’accompagnement de l’apprenant
Une formation e-learning requiert un besoin d’encadrement particulier.
Pour les esprits réfractaires « Pouvoir se former quand on veut est souvent le meilleur moyen de ne pas se former ».
Il faut donc trouver les moyens adéquats pour inciter l’apprenant à se former en e-learning.

Exemple :
Dans le cadre d’une formation mixte, il est primordial d’impliquer les formateurs, dans la mesure où ils seront à leur manière les ambassadeurs de la partie e-learning.
Pour des formations tout e-learning, le tuteur doit de surcroît être en mesure de contacter l’apprenant qui n’a pas terminé sa formation, ou de contrôler la bonne exécution du système de relances automatiques par mail…

Les contraintes pour l’apprenant
Il est important que le candidat à une formation à distance puisse identifier les obstacles propres aux modalités d’enseignement afin de s’en affranchir au mieux.
Parmi ceux-ci figurent notamment les contraintes liées :
- à la distance et à l’absence d’interaction humaine, ce qui implique des qualités d’autonomie et d’autodiscipline.
- à la technique : l’apprenant devra avoir à sa disposition un équipement minimum et posséder une maîtrise suffisante de l’outil informatique (utilisation générale, réglages, traitement de texte, navigateur Web, plugins…).
- aux équipements à manipuler, qui peuvent freiner ou gêner les apprenants dans leur apprentissage.
- au temps : l’apprenant réservera des plages horaires pour se former sans que cela ne pose de problème.
Et il faut s’y tenir !

Les contraintes budgétaires
Avec le e-learning, on observe un déplacement du poste de coût de l’aval vers l’amont.
Il faut donc conserver à l’esprit le fait que le ticket d’entrée est plus élevé qu’une formation classique.
A contrario, les coûts liés au déploiement seront moins élevés. Il sera même possible de calculer le seuil de rentabilité, en fonction du nombre d’apprenants, selon des critères objectifs.
L’investissement doit donc être envisagé de manière globale.
Tout décideur ayant en charge la mise en place, la création ou l’achat d’une formation e-learning, doit raisonner non pas en termes d’ « objet de dépense » mais en termes de « projet d’investissement », en gardant à l’esprit que « Ma formation est réutilisable à court, moyen et long terme ».

Les contraintes pédagogiques
Qu’on se le dise : il ne suffit pas d’animer le contenu d’une formation ou un PowerPoint pour espérer intéresser l’apprenant et s’assurer que le message passe.
A toutes les étapes, la standardisation des contenus peut engendrer la monotonie, un des pires ennemis du e-learning.
C’est donc pour éviter un abandon rapide qu’il convient de stimuler l’apprenant, au-delà de la simple transmission du savoir.
De même que la qualité, l’interactivité est de mise, via la vidéo, le son, les voix off, les stimulations, jeux, et les quiz, qui viennent enrichir la formation.
Néanmoins, et c’est là une autre contrainte de taille, le contenu doit demeurer intuitif, doté d’une parfaite ergonomie et démontrer à chaque étape sa facilité d’utilisation.

Les contraintes organisationnelles
Un projet e-learning fait intervenir des compétences organisationnelles variées, qu’elles soient pédagogiques, métiers, techniques ou informatiques.
En définitive, les interlocuteurs sont nombreux.
Une des clés de la réussite d’un projet e-learning est d’arriver à faire travailler tout le monde en bonne intelligence.
Il est notamment essentiel que les décideurs de l’Entreprise adhèrent au projet et se positionnent aux moments clefs.
Il faut bien reconnaître que le développement d’un contenu de formation implique une parfaite maîtrise du story-board. Une fois que celui-ci aura été validé, peu de modifications seront possibles.
Chaque étape requiert de la rigueur dans l’exécution et la préparation. L’expert métier sera quant à lui garant de l’exactitude des termes et des notions utilisés et devra déployer une énergie certaine.
Les contenus fabriqués doivent être soigneusement testés d’un point de vue pédagogique, ergonomique, fonctionnelle et technique au regard du story-board.

Les contraintes technologiques et d’infrastructure
Il est nécessaire de disposer d’un système d’administration simple et centralisé afin de pouvoir gérer le système d’enseignement électronique de façon efficace. La mise en place d’un LMS représente donc la solution.
Pour accéder à tous les avantages de la formation assistée par ordinateur, l’Entreprise  doit se munir d’une infrastructure technologique minimale et de postes informatiques incluant des cartes audio et vidéo de qualité.
Les HP et/ou casques audio, l’accès intranet ou à Internet doivent eux aussi être passés en revue.

Pour les responsables formation
Une réduction des coûts d’organisation de la formation
-   Les économies se font sur les frais directs (salaire des formateurs, location de salle, supports pédagogiques)
-   Les frais indirects (coût d’organisation, transport, hébergement, restauration…) sont également concernés.
-   Le déroulement de la formation s’effectue de manière plus souple, puisque le cours est mis à la disposition de l’apprenant sur le LMS.

La connexion peut se faire depuis le poste de travail, en centre de ressources (version intranet) ou depuis ou depuis tout autre lieu, via le Web, lorsque le e-learning adopte ce canal de diffusion. Le déploiement est rapide et réactif pour un nombre d’apprenants presque illimité.
-   Le e-learning s’intègre ou complète la formation en présentiel, et l’on parle alors de formations mixtes. Celles-ci permettent d’optimiser les cours en présentiel, et l’accent est mis sur le niveau des apprenants, par groupes de niveaux éventuellement.
-   Les remises à niveau individuelles sont facilitées. En classe, le formateur peut se consacrer aux aspects les plus essentiels de la formation.
-   Le e-learning rend la mesure de la qualité plus simple grâce aux tests en amont et en aval de la formation. Une visibilité complète sur la formation et son déroulement
-   La formation telle que les apprenants vont la suivre a été validée. En théorie, tous les apprenants peuvent atteindre le même niveau et la même qualité de formation.
-   La visibilité est accrue puisque le contrôle de la qualité de la formation s’effectue à chaque étape.
-   Le suivi de l’apprenant est organisé en temps réel, grâe à la traçabilité de la connexion.
-   Le tutorat, l’accompagnement ou les relances sont personnalisés et ciblés en fonction du parcours de l’apprenant, de son assiduité, ou de ses résultats.

Pour le formateur
Le formateur s’appuiera sur le e-learning pour compléter son enseignement dans le cadre de formations mixtes. Il dispose ainsi d’une ressource supplémentaire sur laquelle il peut s’appuyer.

La partie la plus théorique, les exercices et les tests entrent dans le champ d’action des formations e-learning.
Le formateur peut dès lors se consacrer aux missions les plus efficaces, aux cas pratiques, ou aux difficultés de son groupe.
Et en définitive, son intervention s’avère être elle-même plus efficace et plus agréable pour lui.

Pour l’apprenant
En tant qu’outil de quantification, le e-learning offre la possibilité de privilégier l’individualisation de la formation, un concept que l’on symbolise par l’adage du « juste assez, au juste à temps, au juste investissement ».
Ainsi, dans un cadre structuré et organisé, il est possible de jouer sur différents variables de l’environnement pédagogique.

Les leviers sont les suivants :
Urbi et orbi (le lieu)
-   Le e-learning affranchit les utilisateurs des contraintes liées aux déplacements. L’apprenant accède aux services depuis son poste de travail, un poste dédié à la formation, un centre de ressources, ou depuis son domicile, si le dispositif et le déploiement le prévoit.

Le parcours
-   Un contrôle permanent, mesure et graduel des acquis : chaque chapitre important peut-être validé par une évaluation.
-   Une formation à la carte, en fonction des objectifs alloués : l’apprenant n’est pas obligé de parcourir l’ensemble de la formation, il peut passer rapidement les modules déjà connus afin de se consacrer sur un point particulier.
-   Le parcours s’adapte aux difficultés rencontrées par l’apprenant dans un contexte qu’il identifie avec plus de pertinence.
-   Dans un contexte en forte internationalisation, le e-learning permet de structurer un apprentissage des langues dans et le passage d’une langue à l’autre, tout en conservant les contenus.

Le temps et le rythme
-   Respect du rythme de l’apprenant, (il se forme quand il veut, quand il peut).
-   Le rapport entre l’efficacité de la formation, le temps et l’investissement est favorable au e-learning par rapport au présentiel, car l’apprenant évolue à son rythme, sans ressentir le frein du groupe.
-   Lorsqu’un contenu est disponible en ligne, il demeure à la disposition de l’apprenant qui bénéficie alors de la possibilité de reprendre son parcours à l’endroit ou il s’était arrêté auparavant.

En effet, le e-learning, plus qu’une formation présentielle, doit convaincre de son bien fondé.

Il y a quatre types d’acteurs concernés :
- Le pilote de développement des compétences
- Les responsables de déploiement locaux
- Les responsables de la communication
- Les managers

Le pilote de développement des compétences
Il est essentiel d’associer le pilote de développement des compétences au projet.
Il doit être sensibilisé aux enjeux et donner son appui au projet e-learning.

Les responsables de formation locaux
En tout état de cause, ce sont eux qui relaieront les messages dans les établissements et les filiales.
Ils seront également associés au déploiement de la formation.

Les responsables de la communication
Les responsables de la communication des établissements ou des filiales peuvent être d’une aide précieuse pour la mise en place d’un plan de communication.
Ils sont incontournables pour organiser des réunions d’informations ou des évènements de communication.

Les managers
La communication auprès du management vise à les informer, les faire adhérer au projet, mais surtout leur faire jouer un nouveau rôle, d’accompagnement, d’encouragement et de relais.
Les managers opérationnels doivent être informés très en amont du projet, de façon à ce qu’ils puissent agir en appui ou qu’ils puissent formuler leurs réserves suffisamment tôt pour qu’elles soient prises en compte.

Les enquêtes ponctuelles
Elles complètent les enquêtes génériques en apportant des éléments complets sur le processus et le comportement d’apprentissage dans les formations e-learning.
L’ensemble de ces enquêtes doit permettre de détecter les points forts et faiblesses du système de formation afin de pouvoir mettre en place des actions correctives.

Les dimensions qualité
Quelque soit le type d’enquête retenu, plusieurs dimensions composent la qualité.
En fonction des besoins des enquêtes, ils peuvent être utilisés de manière indifférenciée dans les enquêtes génériques et ponctuelles.
Pour récolter les informations deux méthodes sont envisageables : des entretiens qualitatifs téléphoniques et des questionnaires auprès des apprenants.
La première, plus riche en information récoltée, est plus coûteuse en termes de temps.
Elle peut venir en complément de questionnaires si l’on cherche à approfondir des points particuliers, ponctuels et suscitant des interrogations.
Pour des enquêtes plus ponctuelles, il est important de récupérer des informations complémentaires sur le statut de l’apprenant afin de voir s’il existe des différences de satisfaction d’un endroit à un autre, d’une catégorie professionnelle à une autre.

Il est également intéressant de récupérer des informations sur les modules de formation e-learning suivis (dans le cas où une même formation e-learning comporte plusieurs modules) et les comportements lors des formations e-learning pour savoir s’il existe de bonnes pratiques à encourager ou des difficultés à surmonter.

En plus du recueil des informations auprès des apprenants, il est possible de consulter tous les acteurs du système de formation e-learning pour avoir leur avis sur les éléments dont ils s’occupent :
informaticiens, tuteurs, responsables de formation.

On peut faire un ratio annuel du coût de la formation en fonction du nombre de participants (montant total de la formation e-learning divisé par le nombre de formations).

Différents critères, répertoriés dans le tableau ci-après peuvent être retenus.
Coût direct de fabrication de la formation
- Salaire de la personne en charge du cahier des charges
- Coût de fabrication par un prestataire externe
- Salaire de la personne chargée de la fabrication du module en interne
- Salaire de l’informaticien en charge de l’intégration du module sur le LMS

Coût direct de mise à jour annuel de la formation e-learning
- Salaire de la personne en charge de la mise à jour de la formation e-learning
Coût de l’outil informatique permettant la mise à jour
Cout indirect de maintien annuel du LMS
Cout de la licence annuel du LMS (divisé par le nombre de formation e-learning existantes)
- Salaire des informaticiens en charge de la mise à jour du LMS annuellement
Cout indirect de suivi de la formation
- Salaire moyen des salariés ayant suivi la formation
- Salaire moyen des tuteurs intervenant sur la formation e-learning

La formation asynchrone
Lorsque l’on évoque une formation asynchrone, on évoque avant tout des modalités d’échange entre l’apprenant et le formateur.
L’apprenant est alors plongé dans une situation d’auto-formation au cours de laquelle il n’a pas de contact en temps réel avec son formateur, ou avec les autres apprenants.
Le contact se fait généralement par mail.

La formation synchrone
A contrario, la formation synchrone désigne une situation de formation en ligne durant laquelle l’apprenant est en contact en temps réel avec son tuteur ou les autres apprenants.
Dans ce cas, l’échange est privilégié, dans une situation de face à face en centre de ressources, ou par tout autre moyen distant, qu’il s’agisse de chat, de classes virtuelles, ou de visioconférences.

Le e-learning non tutoré
L’accompagnement de l’apprenant ou du stagiaire n’est pas une obligation en soi.
De fait, certaines formations e-learning ne prévoient pas de tutorat; elles sont en général d’assez courte durée, et leur objectif réside bien souvent dans la volonté des Entreprises de former leurs personnels à des outils usuels (informatique de gestion, sujets transverses).

La formation tutorée
Toutefois, le tutorat est préconisé pour la plupart des formations e-learning dès lors qu’un réel parcours de formation est envisagé, et que la validation des acquis s’avère un impératif en termes d’efficacité.
Se pose alors la question du rôle du tuteur, non seulement dans le déroulement de son accompagnement, mais également dans les modalités de dialogue, de communication, de validation des acquis, et de remontées des informations.
Bien sûr, le tuteur reste le garant de la cohérence du parcours des apprenants grâce à une approche et des méthodes adaptés à son audience.

En fait, quel que soit le stade de la formation, le tuteur intervient en tant que guide :
- il présente la formation
- il aide à sa prise en main
- il intervient à des moments précis, ou en cas de problèmes, pour motiver les apprenants

L’intervention prend alors une orientation individuelle ou collective, et s’effectue de façon asynchrone (mail) ou synchrone (présentiel en centre de ressources, visioconférence).

Relais local de la politique d’Entreprise, et donc de la politique formation, il pourra ainsi fixer des objectifs pour son équipe et faire en sorte que ceux-ci soient atteints.
- Garant de la bonne utilisation du dispositif : Le manager doit s’assurer que les séances de formation de ses collaborateurs se déroulent dans les meilleures conditions possibles.