Attributions de la Maîtrise d’Ouvrage

Structure d’Orientation et de Décision

• Etre à l’origine du projet, en garantir l’enjeu pour le métier, l’entreprise ou des tiers
• Etre garant et valider les jalons du projet
• Etre responsable du contenu de la Note de Centrage à l’origine de l’avant-projet et du projet
• Assumer, pour l’entreprise, la responsabilité du changement dans toutes ses dimensions (stratégiques, commerciales, financières, humaines, juridiques, organisationnelles…)
• S’assurer de la représentativité des acteurs Processus Utilisateurs, en charge du contenu fonctionnel du projet

Stratégie RH de l’entreprisen

• Donner un accès à tous les salariés
• Mise en place d’un portail unique d’accès aux formations e-learning (LMS)
• Parc informatique homogène Intranet du Groupe
• Une base de données regroupant l’ensemble du personnel (France et international)
• Inscrire les formations e-learning au plan de formation
• Proposer l’offre e-learning au catalogue des formations
• Communication entre le SIRH et le LMS pour inscription automatique des apprenants à leurs formations e-learning dans le LMS
• Remonter les heures de formations e-learning au plan de formation
• Communication entre le LMS et le SIRH pour remontée des heures de formation e-learning mensuellement
• Prise en compte de ces heures au titre du DIF
• Structuration de l’offre e-learning dans le portail Campus
• Structuration des cours par famille de compétences et pays

Les bénéfices perçus du e-learning

Une des notions essentielles quia présidé à l’immersion du e-learning dans l’entreprise demeure le fait que le e-learning permet de former au plus juste, en juste à temps. Et c’est principalement la souplesse et l’absence de contraintes du e-learning qui expliquent son essor.

Le fait que la formation soit disponible en continu et qu’elle puisse être réalisée par les nouveaux entrants ou à l’occasion d’une prise de poste concourent au développement continu du e-learning. Les apprenants eux-mêmes évoquent le fait qu’ils apprécient la possibilité de revenir sur la formation qu’ils ont suivi, pour faire autant de révisions que nécessaire.

Pour l’entreprise, la formation à distance (e-learning et classe virtuelle) se révèle donc être un levier de la performance économique de la formation, et l’on préconise les modalités à distance quand elles permettent de réduire l’un et/ou l’autre des éléments suivants :

• les coûts de formation (conception, animation, logistique, rémunération stagiaires)
• le temps des déplacements des apprenants
• les durées de formation, considérant que 1h de e-learning correspond à 2 h de présentiel

Par ailleurs, le maintien de la qualité de la formation(effectiveness) au niveau world class (qualité du groupe) passe par une attention toute particulière portée à la qualité des contenus pédagogiques et par unesystématisation des évaluations qui permette de piloter cette qualité.

Le e-learning d’un Groupe International

L’équipe projet en charge du e-learning dans un Groupe International est constituée de 2 entités qui interagissent selon leur corps de métier (ressources humaines et informatique). L’animation e-learning du Département Formation est rattaché à la Direction Centrale des Ressources Humaines. Cette entité est responsable de :

• Définir et déployer la politique e-learning du groupe
• Fixer les processus, les standards et les règles relatives au e-learning
• Animer le réseau des correspondants e-learning dans les métiers et les pays
• Accompagner les Chef de Produits formation dans le pilotage des projets e-learning
• Conduire le changement auprès des utilisateurs/managers/fonctions RH
• Au niveau métier, la DRH assure la cohérence du dispositife-learning vis-à-vis des Chefs de Produits Formations des Directions clientes

Tutorat

Qu’il s’agisse de contenus sur étagère ou de développements spécifiques, les efforts doivent porter sur la pédagogie : qualité rédactionnelle, pertinence des illustrations, pertinence des schémas favorisant la compréhension des concepts, pertinence des exercices, pertinence des cas, clarté des consignes. On s’attachera à privilégier une pédagogie active : le formé doit être sollicité et interagir.

La mise en oeuvre d’une évaluation « à chaud » systématique permet de piloter la qualité des formations. En effet, une mesure de la satisfaction des utilisateurs sur un certain nombre d’items relatifs à la qualité des produits mis en ligne permettra de mieux orienter les développements ou achats ultérieurs et éventuellement d’apporter des correctifsaux produits en ligne.

• Les parcours mixtes sont organisés de telle manière que modules e-learning et présentiel se complètent. A partir de là, l’invitation aux séances en présentiel doit être conditionnée à la réalisation effective desmodules de e-learning. Pour cela, ceux-ci doivent être conçus et déployés commedes pré-requis obligatoires
• Dans le cadre de formations en tout e-learning, il est nécessaire de mettre en place un dispositif de tutorat facilitant la prise en main des cours en ligne. En France, cette disposition est même obligatoire pour qu’un dispositif puisse être considéré comme une formation

De plus, un facteur clé pour la réalisation des formations en tout e-learning réside dans le suivi de l’apprenant par un tuteur : établissement d’un planning prévisionnel au démarrage, relance en cas de non-respect des engagements, adaptation du parcours, réponse en cas de problème,…

Pour les contenus achetés sur étagère, on veillera à ce qu’une prise en main soit incluse dans la prestation. Une prestation de suivi pourra également être étudiée. On pourra aussi s’orienter vers des parcours multi-modes à distance mixant classe virtuelle et e-learning.

Pour certaines offres généralistes et pour l’offre Maths-Français en premier lieu, les centres de ressources (lieux de formations) devront pouvoir assurer un tutorat plus expert (accompagner les utilisateurs sur certains sujets comme bureautique,anglais,…), et un suivi.

Pour les formations métier, les principes relatifs au tutorat (cadre technique, processus et rôle) devront être définis. Ceci équivaut à la mise en place d’une politique de « tuteurs internes ».

Aujourd’hui, l’approche économique de la formation est abordée dans plusieurs outils distincts : la fiche économique, la feuille de calcul de rentabilité du e-learning, la matrice de Make or Buy.

Complexité du projet

L’une des difficultés en matière de conception de modules pédagogiques réside dans le fait que tous les sujets ne sont pas égaux en terme de complexité et de cohérence.

Par ailleurs, certains thèmes portent en eux des éléments de complexité que les auteurs doivent appréhender au-delà des difficultés techniques, du fait par exemple de la complexité relative à l’organisation del’information.

L’organisation de la prestation d’accompagnement du groupe dans sa démarche revêt plusieurs aspects, qui sont autant d’actions à mener :

• Comprendre un sujet
• Coordonner des visites exploratoires auprès d’experts
• Structurer l’information et faire valider cette organisation
• Trouver des éléments pédagogiques pertinents
• Trouver des moyens pour vulgariser des aspects techniques ou des savoir-faire

De fait, on pourrait classer les projets selon 3 niveaux dedifficulté : Projet Simple

• Le sujet n’est pas spécifique au groupe et concerne des contenus transférables (bureautique…)
• Le sujet est spécifique à l’entreprise mais simple, connu et facile à documenter
• L’information existe déjà et est organisée

Projet Intermédiaire

• Le sujet est simple mais avec peu de ressources existantes
• Le sujet est connu mais doit être adapté au contextele groupe
• Le sujet est moyennement compliqué et très bien documenté

Projet Complexe

• Le sujet est techniquement compliqué et/ou l’organisation de l’information est complexe
• Les ressources sont rares, pas toujours pertinentes
• Le nombre d’acteurs du côté groupe est important en particulier au stade de la validation
• Il faut entreprendre des recherches supplémentaires et des réunions exploratoires
• Il faut faire intervenir des expertsle groupe et des experts chez le prestataire

Richesse de la médiatisation et scénario

Ce qui caractérise un module de e-learning par rapport à une documentation quelconque, c’est que le contenue-learning apporte une dimension pédagogique et apporte une plus-value par rapport à ce que l’apprenant pourrait trouver dans des éléments purement informatifs.

Sur la base de ces perspectives, le groupe capitalise sur les apports pédagogiques découlant des situations d’apprentissage afin de créer des animations et de l’interactivité.

Le coût de création d’un module de formation varie selon sondegré de scénarisation. Ainsi, on distingue généralement 3 niveaux de médiatisation des contenus multimédia : Une scénarisation et/ou médiatisation Simple

• Slides animées
• Quizz simple (à plat)
• Photo
• Dessin ou schémas fixes
• Démonstration Captivate
• Voix de synthèse

Scénarisation ou médiatisation Intermédiaire

• Associations (drag and drop), textes à trous, remise en ordre, champs libre..
• Dessin animé en 2D
• Streaming vidéo
• Sonorisation acteur
• Animation Flash simple

Scénarisation ou médiatisation avancée

• Quizz avec résultats riches (réponses variées/profondeur)
• Dessin animé en 3D, illustration 3D
• Simulation, base école
• Jeux
• Vidéo
• Sonorisation studio
• Animation flash avec forte interactivité

Utilisation des gabarits

Un des choix en terme de développement de contenus est celui des gabarits réutilisables, capables de présenter les contenus de manière uniforme, mais pour des réalisations diverses.

En fait, un gabarit se présente sous la forme d’un masque au format Flash, qui contient lui-même des objets graphiques et du texte. L’idée est de disposer d’une base de travail commune pour un groupe de prestataires et d’intervenants variés qui utiliseront le gabarit dans le cadre d’un développement partagé en ligne.

L’idée n’est pas nouvelle, puisqu’il s’agit ni plus ni moins que de collaborer à plusieurs sur un projet commun, en utilisant les fonctionnalités avancées du travail à distance.

Dans la stratégie de réalisation des contenus, les gabarits sont essentiels car ils réduisent les temps de fabrication et de maintenancedes modules, bien qu’ils limitent sensiblement la créativité des auteurs. En revanche, ils induisent une facilité de reprise et de traduction qui autorise une mise à disposition rapide.

En réduisant le temps de conception, le gabarit permet également une meilleure prise en compte par le prestataire de l’environnement, ce qui lui permet de se concentrer sur l’atteinte des objectifs pédagogiques, sur l’adéquation des contenus, des scénarios à l’interactivité, par des choix d’animations valorisantes.

Localiser les contenus

L’outil retenu permet de limiter les temps de traduction et de les réaliser pour partie en interne. En effet, il est possible :

• D’exporter des textes au format Xliff puis de lesré-importer automatiquement après traduction du fichier par une sociétés pécialisée
• De saisir le traduction directement dans l’outil et de la visualiser dans le module. Ceci pourra être fait par les correspondants e-learning ou métiers à l’international

Il est également possible de réaliser des tâches de localisation ou de maintenance en interne :

• Modification facile des textes dans les zones textes des gabarits
• Ajustements possibles de zone de texte (Attention, dans la limite des contraintes de la chartre graphique)
• Changements de photos par exemple de modèles de produits, de sites industriels..
• Suppression et création de nouvelles pages à partir des gabarits

Les zones contenus multimédias sont plus complexes à corriger. Il faut pour cela avoir des compétences en flash. Les textes dans les flashs peuvent être modifiés plus facilement que les dessins ou graphes.

Ainsi, avec ce principe des gabarits, nous pouvons plus facilement faire vivre les contenus lors de petites modifications.

Conduire le changement des CPF

Bien que certains Chefs de Produit Formation se soient déjà appropriés la modalité e-learning, on peut identifier plusieurs freins à l’introduction de e-learning dans les parcours de formation :

• Difficulté à défendre le dossier auprès du client / pilote de compétence
• Temps passé (CPF + expert métier) et rigueur imposée dans la phase ingénierie
• Moindre connaissance des méthodes pédagogiques liées à cette modalité
• Crainte devant des techniques mal maîtrisées
• Manque de connaissances sur la conduite d’un projet e-learning

Pour accompagner les CPF dans cette évolution, le pôle e-learning accompagne les CPF dans l’analyse de leur portefeuille de formation de manière à identifier les formations qui pourraient donner lieu à une réingénierie ou les nouveaux produits susceptibles d’intégrer du e-learning.

Cet accompagnement se concrétisera par des rencontres régulières mettra en place une formation à l’attention des CPF traitant des points suivants :

• la grille de décision pour le choix des modalités
• le processus de développement d’un contenu pédagogique e-Learning
• les méthodes pédagogiques spécifiques à l’auto-formation
• les outils de production de contenus
• le processus de déploiement
• les outils de suivi

Les responsables de déploiement et techniciens formation destinataires des charges disposent ainsi d’une caractérisation :

• Du contexte et des enjeux pour cette formation
• De la cible de déploiement
• Du dispositif à déployer
• Des modalités de création des sessions e-learning
• Des modalités d’inscription des apprenants
• Du plan de communication et des documents associés

Les principales règles du DIF

Le droit individuel à la formation (DIF) permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté de bénéficier d’actions de formation professionnelle, rémunérées ou indemnisées, en dehors du temps de travail ou pendant celui-ci.

Le DIF se présente donc comme une nouvelle modalité d’accès à la formation, conjointement aux formations définies par l’employeur dans le plan de formation, du projet individuel du salarié, et formalisé dans le cadre du congé individuel de formation (CIF).

Le dispositif DIF peut varier d’une entreprise ou d’une branche à l’autre, dans la mesure ou la négociation collective intervient comme un moteur de changement.

Bénéficiaires

• Salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) Le salarié titulaire d’un CDI (temps complet ou partiel) disposant d’une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise bénéficie, chaque année, d’un droit individuel à la formation.Hormis les accords de branche ou d’entreprise plus favorables, le calcul de l’ancienneté d’un an est comptabilisée à compter depuis le 7 mai 2004, et les premières heures capitalisées au titre du DIF sont donc utilisables depuis le 7 mai 2005
• Salariés en contrat à durée déterminée (CDD) Sous réserve d’avoir travaillé au moins 4 mois consécutifs ou non en CDD au cours des 12 derniers mois, le salarié en CDD est éligible au DIF. Les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation ne sont pas concernés

Modalités d’acquisition

• Des droits annuels : 20 heures par an, c’est la durée des droits acquis au titre du DIF, hors convention ou un accord collectif interprofessionnel, de branche ou d’entreprise, qui peut prévoir une durée supérieure. Les temps calculés pour les salariés à temps partiel ou en CDD sont basés sur le prorata de leur temps de travail
• Le cumul des droits
• Les droits constitués peuvent être capitalisés sur 6 ans, période au terme de laquelle le DIF reste plafonné (soit 120 heures)
• Le plafond concerne aussi les salariés à temps partiel, quel que soit le nombre d’années, sur la base des droits annuels acquis au prorata de leur durée de travail
• Aménagements conventionnelsDes modalités particulières de mise en oeuvre du DIF peuvent être définies par une convention ou un accord collectif de branche ou d’entreprise, à condition que le cumul des droits ouverts soit au moins égal à une durée de 120 heures sur 6 ans

Information des salariés

• Chaque salarié est informé par écrit annuellement du total de ses droits acquis au titre du DIF
• Actions de formation admises
• Priorités fixées par convention ou accord. Des priorités peuvent être définies pour les actions de formation mises en oeuvre dans le cadre du DIF par convention ou accord collectif de branche ou d’entreprise ou, à défaut, par accord interprofessionnel
• En l’absence de convention ou d’accordA défaut d’un accord, les actions de formation mises en oeuvre par le DIF sont :
  – les actions permettant d’acquérir une qualification plus élevée
  – les actions d’acquisition, d’entretien, de perfectionnement des connaissances
  – les actions de qualification visant à l’obtention d’une qualification professionnelle ou reconnue

Mise en oeuvre du DIF

• L’initiative est celle du salarié, en accord avec son employeur, et la formation envisagée peut tenir éventuellement compte des priorités conventionnelles
• La réponse de l’employeur
• L’employeur a un mois pour notifier sa réponse, et l’absence vaut acceptation.
• Lorsque, durant deux exercices civils consécutifs, salarié et employeur sont en désaccord sur le choix de l’action de formation au titre du DIF, l’organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (OPACIF) dont relève l’entreprise assure par priorité la prise en charge financière de l’action de formation, dans le cadre d’un congé individuel de formation (CIF)

Le déroulement du DIF. Principe : DIF = HTT (hors du temps de travail)

• En principe, les actions de formation se déroulent en dehors du temps de travail, mais selon une convention ou un accord collectif de branche ou d’entreprise, le DIF peut s’exercer en partie pendant le temps de travail

Le volet de la protection sociale du salarié

• Tout au long de la formation, le salarié bénéficie de la législation de la sécurité sociale relative à la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles

Rémunération

• DIF PTT (pendant le temps de travail). Les heures consacrées à la formation pendant le temps de travail constituent du temps de travail effectif et ouvrent droit au maintien de la rémunération du salarié
• DIF HTT (hors période de travail). Si les heures de formation sont effectuées en HTT, le salarié bénéficie du versement par son employeur d’une allocation de formation égale à 50 % de sa rémunération nette de référence
• Il convient de préciser que cette allocation de formation n’est pas soumise à cotisations sociales, et qu’elle s’ajoute de fait à sa rémunération

Chaque année, le récapitulatif de l’ensemble des heures de formation effectuées et des versements de l’allocation afférents est remis au salarié, conjointement au bulletin de paie.

Les frais de formation

• Les frais de formation correspondant aux droits ouverts au titre du DIF sont à la charge de l’employeur
• Pour les salariés en CDD, c’est l’OPACIF dont relève l’entreprise qui en assure la prise en charge

Prise en charge de l’action de formation dans le cadre du CIF

• Dans le cas ou l’OPACIF prendrait en charge l’action de formation dans le cadre du CIF (en cas de désaccord entre le salarié et l’entreprise sur le choix de l’action au titre du DIF), l’employeur serait tenu de verser à cet organisme le montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF, ainsi que les frais de formation afférents

En cas de rupture de contrat

• Transférabilité du DIF en cas de licenciement
• La transférabilité du DIF est acquise sauf en cas de licenciement du salarié pour faute grave ou faute lourde
• Dans la lettre de licenciement, l’employeur doit informer le salarié de ses droits en matière de DIF, et notamment de cette possibilité de demander pendant le préavis à bénéficier de telles actions
• A défaut d’une telle demande, le montant correspondant au DIF n’est pas dû par l’employeur

Transférabilité du DIF en cas de démission

• Le salarié peut aussi demander à bénéficier de son DIF sous réserve que le bilan de compétences, la VAE, ou la formation aient été engagés avant la fin du préavis
• Non transférabilité en cas de départ à la retraite. Lors du départ à la retraite, le DIF n’est pas transférable et le salarié perd ses droits